Che cos’è il workflow management e come funziona
Un workflow rappresenta una sequenza strutturata di attività che coinvolgono persone e sistemi digitali, con l’obiettivo di elaborare dati e raggiungere un risultato specifico. La gestione dei workflow (workflow management) comprende l’insieme di strumenti pensati per gestire e ottimizzare questi flussi di lavoro. Si tratta di un approccio strategico essenziale per rendere più efficiente e ordinato il passaggio di informazioni, azioni e decisioni all’interno dei processi aziendali.
Grazie anche all’impiego di software specializzati, il workflow management consente di acquisire e condividere informazioni in modo strutturato, coordinare la comunicazione tra i membri del team e assegnare compiti sulla base di procedure ben definite.
L’obiettivo ultimo è quello di aumentare l’efficienza operativa, garantire maggiore trasparenza nelle attività e promuovere una collaborazione più efficace all’interno dell’organizzazione, promuovendo un controllo preciso e in tempo reale su ogni fase del ciclo operativo.
Quali sono i vantaggi del workflow management nei reparti IT
Tra i principali vantaggi derivanti dall’adozione di sistemi di workflow management, possiamo evidenziare:
1. Automazione delle attività ripetitive
I software di workflow management consentono di automatizzare operazioni ripetitive e replicabili. Automatizzare questi compiti riduce il lavoro manuale, accelera i processi e libera risorse per attività a maggior valore aggiunto.
Nel contesto IT, questo si traduce per esempio in attività come la creazione di account utente o l’assegnazione di permessi.
2. Standardizzazione dei processi
Un sistema di gestione dei workflow consente di definire e seguire procedure operative standard, eliminando incoerenze che possono compromettere la trasparenza e aumentare i rischi operativi, migliorando la produttività e garantendo la conformità alle policy aziendali.
3. Riduzione degli errori
L’automazione riduce l’inserimento manuale di dati, una delle principali fonti di errore. Ciò è essenziale per assicurare accuratezza nella configurazione dei sistemi, nella gestione degli accessi e nell’affidabilità dell’infrastruttura IT.
4. Aumento dell’efficienza e della produttività
L’ottimizzazione e l’automazione dei flussi di lavoro portano a un incremento della produttività complessiva, riducendo tempi e costi operativi. E’ così possibile affrontare un maggior numero di richieste e attività in modo rapido, preciso ed efficiente.
5. Migliore comunicazione e condivisione delle informazioni
Centralizzando informazioni relative a processi, stati di avanzamento e scadenze, i sistemi di workflow facilitano la collaborazione tra i membri del team IT e con altri reparti aziendali, specialmente nella gestione di richieste trasversali.
6. Maggiore visibilità e monitoraggio
I software di workflow management offrono strumenti di monitoraggio come dashboard e console dedicate, che permettono di visualizzare in tempo reale lo stato dei processi, tenere traccia dell’andamento delle attività e individuare tempestivamente priorità, criticità o necessità d’intervento.
Qual è la differenza tra workflow management e business process management (BPM)?
Workflow Management e Business Process Management (BPM) sono due concetti distinti ma interconnessi, dove spesso uno è incluso nell’altro o svolge un ruolo complementare.
Il Business Process Management (BPM) è un approccio strategico che mira a ottimizzare in modo continuo i processi aziendali, non limitandosi alla loro automazione, ma anche ristrutturandoli in modo più efficiente a livello organizzativo, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza complessiva dell’impresa.
Il Workflow Management, invece, si focalizza sulla gestione quotidiana e operativa dei flussi di attività, organizzando e automatizzando compiti ripetitivi in maniera coordinata. I software di workflow permettono di definire, eseguire e monitorare le sequenze operative, agevolando la collaborazione tra i membri del team.
Il BPM ha una visione strategica e trasversale dei processi, mentre il Workflow Management si concentra sulla gestione pratica delle singole attività. Dal punto di vista tecnologico, i software di BPM (BPMS) offrono funzionalità avanzate e integrate, ideali per governare l’intera organizzazione. Il workflow management, invece, permette di gestire in modo più agile i flussi operativi, con interfacce intuitive e tempi di implementazione rapidi.
Gestione dei workflow aziendali in Rexpondo
l modulo ITSM di Rexpondo offre una gestione dei workflow personalizzabile, consentendo di automatizzare e coordinare efficacemente tutte le attività legate al service management.
Questo include l’intero ciclo di vita dei processi IT, dalla segnalazione di un incidente alla sua risoluzione, con assegnazione automatica dei compiti agli operatori, monitoraggio dell’andamento delle attività e garanzia del rispetto degli SLA.
Grazie alla gestione strutturata dei workflow, il modulo consente non solo di standardizzare le procedure, ma anche di ottimizzare i tempi di intervento e favorire una collaborazione più efficace tra i team coinvolti.
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